Firmenveranstaltung ist zunächst einmal ein Oberbegriff. Dahinter können sich eine Weihnachtsfeier, ein Sommerfest, ein Jubiläum, ein Kundenevent, eine Tagung, ein Seminar, ein Workshop oder eine Veranstaltung zur Teamentwicklung verbergen. Gemeinsam haben diese Formate vor allem eines: Ein Unternehmen ist Veranstalter oder wesentlicher Initiator.
Bei den Zielen hören die Gemeinsamkeiten häufig schon auf. Während bei einer Tagung Information und fachlicher Austausch im Mittelpunkt stehen können, geht es bei einer Weihnachtsfeier eher um Wertschätzung, gemeinsames Erleben und den informellen Kontakt untereinander. Ein Kundenevent kann dagegen der Beziehungspflege dienen, während bei einem Workshop die aktive Arbeit an einem Thema entscheidend ist.
Deshalb beginnt die professionelle Planung einer Firmenveranstaltung nicht mit der Frage nach Musik, Catering oder Unterhaltung. Am Anfang sollte geklärt werden, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll und für wen sie konzipiert wird.
Nicht jede Firmenveranstaltung ist ein Networking-Event
Networking wird im Zusammenhang mit Firmenveranstaltungen häufig als allgemeines Ziel genannt. Das greift zu kurz.
Bei einer Branchenveranstaltung, einem Kundenabend oder einer Tagung kann es ausdrücklich erwünscht sein, neue Kontakte anzubahnen und den Austausch zwischen Personen zu fördern, die sich vorher noch nicht kannten. Bei einer internen Weihnachtsfeier kann dagegen das gemeinsame Feiern wichtiger sein. Bei einem Seminar stehen möglicherweise Wissensvermittlung und fachliche Diskussion im Vordergrund.
Für die Veranstaltungsplanung macht dieser Unterschied viel aus.
Soll Kommunikation gezielt gefördert werden, reicht es häufig nicht, im Ablauf eine Stunde mit der Bezeichnung „Networking“ vorzusehen. Entscheidend sind auch Raum, Gruppengröße, Lautstärke, Möblierung, zeitlicher Ablauf und die Frage, ob überhaupt natürliche Gesprächsanlässe entstehen.
Eine Veranstaltung mit sehr lauter Musik, festen Tischgruppen und einem eng getakteten Programm schafft andere Kommunikationsbedingungen als ein Empfang mit Bewegungsfreiheit, Stehtischen und ausreichend Zeit für Gespräche.
Networking entsteht deshalb nicht allein durch einen Programmpunkt. Es muss durch die Rahmenbedingungen ermöglicht werden.
Erst das Veranstaltungsziel, dann das Rahmenprogramm
Unterhaltung kann eine Firmenveranstaltung deutlich aufwerten. Sie kann Atmosphäre schaffen, einen gemeinsamen Höhepunkt bilden oder Gespräche erleichtern. Sie kann aber ebenso stören, wenn sie ohne Rücksicht auf Veranstaltungsziel und Ablauf eingesetzt wird.
Ein typischer Planungsfehler besteht darin, zunächst einen Künstler oder eine Show auszuwählen und anschließend nach einer Lücke im Ablauf zu suchen, in die der Auftritt noch passt.
Professioneller ist die umgekehrte Reihenfolge.
Zunächst sollte feststehen:
- Was ist der Anlass?
- Welches Hauptziel verfolgt die Veranstaltung?
- Wer nimmt teil?
- Kennen sich die Gäste bereits?
- Wie formell soll die Veranstaltung wirken?
- Welche Teile benötigen hohe Aufmerksamkeit?
- Wann sollen Gespräche und freie Begegnungen möglich sein?
- Gibt es ein gesetztes Essen oder einen offenen gastronomischen Bereich?
- Welche räumlichen und technischen Voraussetzungen stehen zur Verfügung?
Erst danach lässt sich beurteilen, ob überhaupt ein zusätzlicher Programmpunkt sinnvoll ist und welches Format dafür geeignet wäre.
Zauberei ist nicht gleich Zauberei
Wie wichtig diese Unterscheidung ist, lässt sich am Beispiel eines Zauberkünstlers gut verdeutlichen.
Wer lediglich „einen Zauberer“ in den Ablauf einplant, hat damit noch keine Entscheidung über das tatsächliche Veranstaltungsformat getroffen. Bühnenshow, Close-up-Zauberei und Tischzauberei unterscheiden sich deutlich voneinander und erfüllen innerhalb einer Veranstaltung unterschiedliche Aufgaben.
Eine Bühnenshow ist ein zentraler Programmpunkt. Zu einem festgelegten Zeitpunkt richtet sich die Aufmerksamkeit der Gäste auf eine gemeinsame Darbietung. Dafür müssen unter anderem Sichtverhältnisse, Beschallung, Beleuchtung und die Platzierung des Publikums stimmen.
Close-up-Zauberei funktioniert anders. Der Künstler arbeitet unmittelbar vor einzelnen Personen oder kleinen Gruppen. Je nach Veranstaltung bewegt er sich durch einen Empfang, tritt an Stehtische heran oder unterhält Tischgesellschaften.
Damit wird aus derselben Kunstform ein völlig anderes Instrument der Veranstaltungsdramaturgie.
Wann Close-up sinnvoll eingesetzt werden kann
Close-up bietet sich besonders für Veranstaltungsphasen an, in denen ohnehin Bewegung und Kommunikation vorgesehen sind. Das kann beispielsweise ein Empfang vor dem offiziellen Beginn, eine längere Aperitifphase oder ein lockerer Teil des Abends sein.
Der Vorteil besteht darin, dass nicht die gesamte Veranstaltung für eine Show unterbrochen werden muss. Die Darbietung findet innerhalb kleiner Gruppen statt.
Gerade wenn sich Gäste noch nicht kennen, kann daraus zusätzlich ein gemeinsamer Gesprächsanlass entstehen. Mehrere Personen erleben denselben Effekt unmittelbar und sprechen anschließend darüber. Das ersetzt kein geplantes Networking, kann aber eine kommunikative Situation unterstützen.
Aus den Erfahrungen eines Zauberer aus Hamburg wird zugleich deutlich, warum Veranstalter bei der Buchung genauer hinsehen sollten. „Aus meiner Erfahrung funktionieren Zauberei und Unterhaltung bei Firmenveranstaltungen dann am besten, wenn sie zum Ablauf passen. Close-up-Magie eignet sich besonders für Phasen, in denen sich die Gäste frei bewegen und miteinander ins Gespräch kommen. Eine Bühnenshow braucht dagegen einen festen Platz im Programm und die ungeteilte Aufmerksamkeit des Publikums.“
Genau diese Betrachtungsweise sollte grundsätzlich für Rahmenprogramme gelten.
Eine Bühnenshow braucht einen definierten Platz im Ablauf
Eine Bühnenshow erzeugt dagegen einen gemeinsamen Fokus. Alle Gäste sollen zur gleichen Zeit dasselbe Programm verfolgen.
Das kann beispielsweise bei einer Abendveranstaltung sinnvoll sein, wenn nach einem Essen bewusst ein gemeinsamer Programmhöhepunkt vorgesehen ist.
Eine solche Show darf jedoch nicht isoliert geplant werden.
Beginnt gleichzeitig der Service mit dem nächsten Gang, laufen Mitarbeiter durch den Saal und werden Teller abgeräumt, konkurrieren Service und Darbietung um die Aufmerksamkeit. Auch Reden, Ehrungen, Präsentationen und weitere Showelemente sollten nicht ohne ausreichende Übergänge aneinandergereiht werden.
Zur Planung einer Bühnendarbietung gehören deshalb unter anderem:
- Sichtachsen von den Gästeplätzen zur Aktionsfläche
- ausreichende Beschallung
- passende Beleuchtung
- eine geeignete Bühnen- oder Spielfläche
- abgestimmte Servicezeiten
- Auf- und Abbauzeiten
- klare Übergänge zu Reden, Essen oder weiteren Programmpunkten
Das klingt selbstverständlich, wird aber relevant, sobald mehrere Dienstleister unabhängig voneinander geplant werden. Catering, Technik, Moderation, Künstler und Veranstaltungsleitung müssen denselben Ablauf kennen.
Auch Tischzauberei muss mit dem Service abgestimmt werden
Noch einmal anders verhält es sich bei Tischzauberei während eines Dinners.
Auf den ersten Blick erscheint die Idee unkompliziert: Ein Künstler geht von Tisch zu Tisch, während gegessen wird. Praktisch muss dieser Einsatz jedoch genau mit Küche und Service abgestimmt werden.
Wenn an einem Tisch gerade Speisen serviert oder abgeräumt werden, ist dort selten der richtige Zeitpunkt für eine Darbietung. Auch Gespräche der Gäste, Redebeiträge und die Größe der Tischgruppen spielen eine Rolle.
Professionelle Planung bedeutet deshalb, Zeitfenster zu schaffen, in denen Künstler und Service nicht miteinander konkurrieren.
Bei größeren Veranstaltungen kommt eine weitere Frage hinzu: Wie viel Zeit steht zur Verfügung und wie viele Gruppen können innerhalb dieses Zeitfensters tatsächlich erreicht werden? Ein Close-up-Programm lässt sich nicht beliebig skalieren. Mit steigender Gästezahl müssen Dauer, Gruppengröße und gegebenenfalls die Zahl der eingesetzten Künstler angepasst werden.
Interaktion funktioniert nicht nach dem Prinzip „je mehr, desto besser“
Auch der Begriff „interaktiv“ wird in der Eventplanung häufig zu pauschal positiv verwendet.
Nicht jeder Gast möchte aktiv auf einer Bühne stehen, an einem Spiel teilnehmen oder vor Kollegen und Geschäftspartnern zum Mittelpunkt einer Situation werden.
Gute Interaktion berücksichtigt deshalb die soziale Situation der Teilnehmer.
Besonders bei Veranstaltungen mit Kunden, Geschäftspartnern, Führungskräften oder Gästen aus unterschiedlichen Unternehmenskulturen sollte Beteiligung souverän und freiwillig wirken. Unterhaltung verliert schnell ihre positive Wirkung, wenn einzelne Personen bloßgestellt oder gegen ihren erkennbaren Willen einbezogen werden.
Niedrigschwellige Interaktion bedeutet dagegen, dass Gäste teilnehmen können, ohne eine unangenehme Rolle übernehmen zu müssen.
Auch hier zeigt sich der Unterschied zwischen den Formaten. Die direkte Beteiligung weniger Personen bei Close-up-Zauberei erzeugt eine andere Situation als eine Publikumsinteraktion von einer Bühne aus.
Veranstaltungsdramaturgie bedeutet auch, Freiräume zuzulassen
Ein weiterer Fehler besteht darin, eine Firmenveranstaltung möglichst vollständig mit Programmpunkten zu füllen.
Mehr Programm bedeutet jedoch nicht automatisch mehr Qualität.
Eine Begrüßung, drei Reden, ein Menü, eine Präsentation, eine Ehrung, eine Show und anschließend Musik können für sich genommen sinnvoll sein. Werden alle Elemente ohne ausreichende Pausen hintereinander gesetzt, entsteht jedoch schnell ein Abend, an dem die Gäste permanent einem vorgegebenen Ablauf folgen.
Gerade wenn Austausch zu den Zielen gehört, müssen dafür echte Zeiträume vorhanden sein.
Nicht jede Pause ist eine organisatorische Lücke. Sie kann bewusst Teil der Dramaturgie sein.
Menschen benötigen Zeit, um Gespräche weiterzuführen, den Platz zu wechseln, bekannte Personen zu begrüßen oder neue Kontakte zu vertiefen. Wer jeden freien Moment mit Moderation, Musik oder Unterhaltung füllt, nimmt der Veranstaltung möglicherweise genau diesen Raum.
Die Zielgruppe entscheidet mit
Auch ein gut produzierter Programmpunkt kann falsch gewählt sein, wenn er nicht zum Publikum passt.
Bei einer internen Feier eines jungen Teams darf der Ton möglicherweise lockerer sein als bei einem Empfang mit Geschäftspartnern und wichtigen Kunden. Bei einer internationalen Veranstaltung kommen sprachliche und kulturelle Aspekte hinzu. Bei einer Preisverleihung gelten wiederum andere Anforderungen als bei einem Sommerfest auf dem Firmengelände.
Deshalb sollte sich die Auswahl nicht allein daran orientieren, was dem Veranstalter persönlich gefällt.
Entscheidend sind unter anderem:
- Altersstruktur und Zusammensetzung der Gäste
- Verhältnis von internen und externen Teilnehmern
- Hierarchieebenen
- Internationalität
- Anlass der Veranstaltung
- gewünschter Grad an Formalität
- Tageszeit und Veranstaltungsdauer
- räumliche Situation
- bisheriger Programmablauf
Ein guter Programmpunkt fügt sich in dieses Gesamtbild ein. Er muss nicht zwangsläufig spektakulär sein.
Erinnerung lässt sich nicht einfach einkaufen
Bei Firmenveranstaltungen wird gerne von einem „unvergesslichen Event“ gesprochen. Planbar ist Erinnerung allerdings nur begrenzt.
Was Veranstalter beeinflussen können, sind die Bedingungen für ein positives Erlebnis.
Dazu gehören ein nachvollziehbarer Ablauf, angemessene Aufenthaltsqualität, gutes Essen, funktionierende Technik, Möglichkeiten für Gespräche und Programmpunkte, die zum Publikum und zum Anlass passen.
Ein aufwendiger Showact kann dabei ein Höhepunkt sein. Er kann eine schlecht geplante Veranstaltung aber nicht automatisch retten.
Umgekehrt kann ein vergleichsweise kleiner Programmpunkt sehr gut funktionieren, wenn er zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt wird und eine klare Aufgabe innerhalb des Veranstaltungsablaufs erfüllt.
Gute Firmenveranstaltungen werden vom Ziel her geplant
Die wichtigste Frage bei der Planung lautet deshalb nicht:
„Was können wir unseren Gästen noch bieten?“
Sondern:
„Was soll diese Veranstaltung erreichen?“
Aus der Antwort ergeben sich Zielgruppe, Format, Location, Raumgestaltung, Gastronomie, Kommunikation und schließlich auch das Rahmenprogramm.
Soll ein gemeinsames Erlebnis geschaffen werden, kann eine Bühnenshow sinnvoll sein. Sollen lockere Kommunikationsphasen unterstützt werden, kann ein Close-up-Format besser passen. Geht es in erster Linie um konzentrierte Wissensvermittlung, braucht es möglicherweise überhaupt keinen zusätzlichen Showact.
Professionelle Veranstaltungsplanung besteht nicht darin, möglichst viele Elemente zusammenzustellen. Sie besteht darin, die richtigen Elemente so miteinander zu verbinden, dass sie dem Ziel der Veranstaltung dienen.
Genau darin liegt der Unterschied zwischen einem vollen Programm und einer schlüssig geplanten Firmenveranstaltung.