Buchhaltung: Das müssen Kleinunternehmer wissen
Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, profitiert von zahlreichen Vereinfachungen. Dennoch gibt es einiges zu beachten, wenn der Umgang mit den Geschäftsfinanzen korrekt und übersichtlich abgewickelt werden soll. Wir beleuchten im Folgenden die Frage, worauf Kleinunternehmer bei der Buchhaltung achten müssen, um Fallstricke zu vermeiden.
Die Kleinunternehmerregelung in Kürze
Als Kleinunternehmer gilt, wer für sich die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt. Um die Regelung nutzen zu dürfen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein (Stand 2024):
- Die Umsatzgrenze von maximal 22.000 Euro wurde im Vorjahr nicht überschritten.
- Der Umsatz im aktuellen Kalenderjahr überschreitet voraussichtlich nicht die Höhe von 50.000 Euro.
Die Kleinunternehmerregelung kann unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens in Anspruch genommen werden und sowohl Einzelunternehmen als auch GmbHs und GbRs profitieren im Einzelfall vom § 19 UStG. Vor allem viele Freiberufler und Kleingewerbetreibende nutzen die Kleinunternehmerregelung und müssen in Folge keine Umsatzsteuer ausweisen. Umsatz- und Vorsteuer müssen somit nicht separat erfasst werden, die Umsatzsteuervoranmeldung entfällt und sämtliche Einnahmen und Ausgaben werden brutto gleich netto verbucht. Auch die Pflicht zur doppelten Buchführung fällt weg. Nur, wer sich als Kleingewerbetreibender ins Handelsregister eintragen lässt, muss die doppelte Buchführung und die Bilanzerstellung vornehmen.
Auch wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen und entsprechende Unterlagen gemäß der Abgabenverordnung aufbewahren. Es gilt die vereinfachte Buchführung.
Wichtig: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, sollte bei der Rechnungsstellung darauf hinweisen.
EÜR anfertigen
Ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung für Kleinunternehmer ist die jährliche Steuererklärung. Es gibt unterschiedliche Anlagen, die für Freiberufler und Kleingewerbetreibende relevant sind und ausgefüllt werden müssen, doch eine besondere Rolle kommt der Erstellung einer EÜR zu. Für die EÜR werden alle Transaktionen des Unternehmens erfasst und einander gegenübergestellt. Einnahmen durch Verkäufe und Honorare sowie sonstige Einnahmen werden aufgelistet und mit Betriebsausgaben für Miete, Werbung und Materialkosten verrechnet. Was übrigbleibt, ist der zu versteuernde Gewinn oder auch der Verlust des Unternehmens.
Buchhaltung als Kleinunternehmer: Selbst machen oder machen lassen?
Um Steuererklärung und EÜR korrekt abzuwickeln, ist ein sorgsamer Umgang mit Rechnungen und Belegen sowie eine übersichtliche Kontoführung wichtig. Es ist angeraten, Rechnungen, Kundenkorrespondenz und weitere Belege an einem zentralen Ort zu sichern. Der berühmte Schuhkarton für die Steuerunterlagen ist keine gute Wahl. Im digitalen Zeitalter sollten Belege stattdessen digital gespeichert und verwaltet werden, denn auf diese Weise sind sie leicht zugänglich und einfach zu finden.
Wer sich selbst um seine Buchhaltung als Kleinunternehmer kümmert, spart Geld, muss allerdings mehr Zeit aufwenden. Es geht dabei nicht nur um die Stunden für die Verwaltung von Unterlagen und das Ausfüllen von Formularen. Auch und vor allem die Zeit, die es braucht, sich bezüglich aktueller Gesetze und Regelungen stets auf dem neuesten Stand zu halten, ist entscheidend. Für Unternehmer gilt: “Zeit ist Geld”, und wer mehr davon hat, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, bringt sein Unternehmen schneller voran.
Ein guter Kompromiss zwischen Selbermachen und dem Anheuern eines Steuerberaters ist für Kleinunternehmer eine passende Buchhaltungssoftware. Mit einem passenden Buchhaltungsprogramm können schließlich viele Schritte mit nur wenigen Klicks erledigt werden. Bei der Auswahl des Programms sollte darauf geachtet werden, dass regelmäßige Updates erscheinen, die neue Vorschriften berücksichtigen. Zudem bietet sich die Nutzung eines Programms an, das neben der Buchhaltung auch die Rechnungsstellung und -verwaltung erleichtert und das sich problemlos erweitern lässt, wenn das Unternehmen und die Ansprüche wachsen.
Umsatzgrenzen beachten
Neben einem zu sorglosen Umgang mit Rechnungen und Belegen ist der fehlende Überblick über die Finanzen ein Fallstrick für Kleinunternehmer, denn ein wichtiger Punkt bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist die Einhaltung der Umsatzgrenzen. Werden diese einmalig oder geringfügig überschritten, ist das kein Problem. Sollte es allerdings häufiger vorkommen, ist es wichtig, sich rechtzeitig mit dem Finanzamt in Verbindung zu setzen und darüber nachzudenken, ob die Inanspruchnahme der Regelung weiterhin sinnvoll ist. Im schlechtesten Fall ist die Umsatzsteuer sonst nachträglich aus eigener Tasche zu bezahlen. Die Einnahmen sollten daher immer gut im Blick behalten werden.
Ein Geschäftskonto für einen besseren Überblick
Die Kontoführung spielt eine entscheidende Rolle. Das Privatkonto auch als Geschäftskonto zu nutzen, scheint vielen Kleinunternehmern sinnvoll. Immerhin fallen für ein Extrakonto in der Regel weitere Gebühren an, und wenn die Gewinne aus dem Unternehmen bislang nicht hoch sind, ist die Versuchung groß, sich diese Ausgabe zu sparen. Private und geschäftliche Finanzen werden jedoch besser von Anfang an getrennt. Das macht es deutlich einfacher, Zahlungen von Kunden und Zahlungsausgänge an Lieferanten und für Materialien zu prüfen, ohne den Überblick zu verlieren. Überdies gehören die Kontoführungsgebühren für ein reines Geschäftskonto zu den Betriebsausgaben und verringern das zu versteuernde Einkommen.