Organisations- / Prozessberatung
„Ordnung ist das halbe Leben!“, das haben uns schon unsere Mütter in frühester Kindheit beigebracht. Und tatsächlich: Mit der nötigen Ordnung lebt es sich einfach leichter. Das gilt übrigens nicht nur für den persönlichen und privaten Bereich, sondern auch für das Berufsleben. Die meisten Unternehmer ahnen nicht, wie viel Optimierungspotential in den firmeneigenen Abläufen und Prozessen steckt. Daher gehört die Organisations- und Prozessberatung zu den klassischen Beratungsfeldern in der Unternehmensberatung.
Um die Inhalte und die Funktionsweise besser zu verdeutlichen, wollen wir die Organisationsberatung und die Prozessberatung im Folgenden getrennt betrachten. Tatsächlich kommen sie aber häufig gemeinsam zur Anwendung.
Die Prozessberatung
Während in früheren Zeiten allgemein der Leitsatz „structure follows strategy“ galt, sieht man Prozesse heute das bedeutendste Bindeglied zwischen der Struktur und der Strategie. Sie sollten daher einer besonders sorgfältigen Analyse unterzogen werden.
Die Grundsätze der Prozessberatung bilden die Themenfelder „Operations“ und „Performance“. Somit konzentriert sie sich auf die bereits gegebenen Potentiale und dient dazu, die wichtige Frage zu klären, wie die Produktion der unternehmenseigenen Produkte und/oder Dienstleistungen effektiver und mit einer größeren Effizienz vorgenommen werden kann. Dabei steht die Prozessberatung in engem Zusammenhang mit anderen Beratungsfeldern wie etwa der IT-Beratung und der Human-Ressources-Beratung, ersetzt diese aber nicht.
Übergeordnetes Ziel einer jeden Prozessberatung ist die nachhaltige Optimierung der Geschäftsprozesse. Dabei kann es sich um eine Qualitätsverbesserung und/oder um die Vereinfachung von Prozessen handeln. Wichtige Fragen, die im Rahmen der Prozessberatung gestellt werden, sind:
- Welche Unternehmensprozesse sind kritisch für den Erfolg?
- Durch welche Anforderungen tragen diese Prozesse zum Unternehmenserfolg bei?
- Welche Prozesse können hinsichtlich einer langfristigen Effektivitätssteigerung automatisiert werden?
- Welche Prozesse können analog dazu modularisiert werden?
Die Organisationsberatung
Während die Prozessberatung eher der Optimierung der technischen Abläufe dient, setzt die Organisationsberatung ganzheitlicher an und betrachtet sämtliche Informations- und Arbeitsläufe. Dabei werden die Effektivität und die Effizienz aller Vorgänge im Unternehmen geprüft und der Lauf und die Speicherung von Informationen genau untersucht. Damit soll insbesondere der Output des Unternehmens gesteigert werden. Um dies zu erreichen, berücksichtigt die Organisationsberatung u. a. Menschen, Verfahren und sämtliche Arten von Prozessen.
Aber auch hinsichtlich der Verbesserung der Fähigkeiten zur Organisation und Kommunikation von Unternehmen und einzelnen Abteilungen, Teams sowie Projektgruppen kann eine Organisationsberatung sinnvoll sein. Man spricht hierbei von der soziologischen und psychologischen Organisationsberatung.
Prozessberatung und IT – Sinnvolle Vorgehensweisen
Schöne neue digitale Welt – in der es für jedes Problem eine Software geben soll, die dieses auch gleich aus der Welt schafft. Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit darauf vertraut, und sind letztendlich böse auf die Nase gefallen!
Somit steht die Frage im Raum: Können mit einer Software Probleme gelöst werden?
Nein, das kann keine Software! Denn nur Menschen können Probleme lösen, eine Software vermag lediglich Aufgaben zu erledigen. Allerdings eignet sich die Software sehr gut dazu, die von den Verantwortlichen ausgearbeiteten Lösungen im Zuge einer Prozessoptimierung umzusetzen.
Daraus folgt: Es muss zunächst daran gearbeitet werden, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren, bevor die passende Software dazu angeschafft und eingesetzt werden kann.
Merke: Fast jedes IT-Problem ist eigentlich ein Prozessproblem. Zum Beispiel:
Die Finanzbuchhaltungssoftware kommuniziert nicht (oder in nicht ausreichender Form) mit der Controlling-Software -> Prozessproblem!
Ihre Mitarbeiter müssen jede einzelne Rechnung per Hand schreiben und per Mail verschicken, da die Rechnungssoftware hierfür keine Automatisierung vorsieht -> Prozessproblem!
ERP Software: Der Spezialist für Prozessprobleme
Wir wissen nun, dass zunächst alle wichtigen Prozesse im Unternehmen optimiert werden müssen, bevor genau dafür die nötige Software und IT-Ausstattung angeschafft werden kann. Doch in einem Punkt erfolgt der Einsatz einer speziellen Software bereits früher: für die Prozessoptimierung selbst! Hierfür kommt eine ERP-Software (Enterprise & Resource Planning) zum Einsatz, welche die Aufgabe hat, Prozesse originalgetreu darzustellen und mit geeigneten Mitteln zu unterstützen. Doch auch für den Einsatz dieser Software benötigt es einen Spezialisten – den Prozessberater.
Das zeichnet eine gute Prozessberatung aus
Mithilfe einer professionellen Prozessberatung sollen Prozesse optimiert werden, insbesondere hinsichtlich der Geschwindigkeit und der Effizienz. Dabei wissen viele Unternehmen bereits um die wunden Punkte. Die Prozessberatung bringt diesbezüglich die optimale Lösung, oft unter Einbeziehung neuer IT-Lösungen. Die einzelnen Schritte können dabei wie folgt aussehen:
1. Bestandsaufnahme
Der erste Schritt besteht darin, alle wichtigen Geschäftsprozesse im Unternehmens zu erfassen und nachvollziehen zu können, unabhängig von irgendwelchen Softwarelösungen. Dabei werden Informationslücken und Informationsasymmetrien aufgedeckt.
2. Beratung und Optimierung
Sobald die Prozesse verstanden sind, können sie hinterfragt werden. Dadurch wird das Verbesserungspotential aufgedeckt.
3. Software anpassen
Nun kann die Lösung des IT-Problems in Angriff genommen werden. Bestehende Systeme können mit neuen Lösungen verknüpft, neue Funktionalitäten aufgesetzt werden.
4. Implementieren und Testen
Die neuen IT-Lösung werden implementiert und ausführlich in Theorie und Praxis getestet.
5. Schulung der Mitarbeiter
Die beste Softwarelösung nutzt nichts, wenn die Anwender sie nicht verstehen. Als letzter Schritt steht daher die Schulung aller Mitarbeiter an, die mit der neuen Software zu tun haben.
Fazit: Die beste Strategie ist ohne effiziente Prozesse keinen Cent wert!
Aus diesem Grund ist eine professionelle Organisations- und Prozessberatung für viele Unternehmen so sinnvoll. Das Optimierungspotential ist riesig und der personelle, zeitliche und finanzielle Aufwand für die entsprechenden Veränderungen im Unternehmen dagegen vergleichweise gering.