Microsoft Teams: So optimieren Sie die Online-Zusammenarbeit
Die Nutzerzahlen einiger Softwares schossen während der Corona-Pandemie geradezu in die Höhe. Dazu zählt auch Microsoft Teams. Einen Rückgang wird es vermutlich nicht geben, denn das Home-Office ist und bleibt beliebt. Unternehmen sollten sich aus diesem Grund damit befassen, wie sie die Arbeit mit Microsoft Teams optimieren können.
Mit diesen Tipps läuft Teams wie am Schnürchen
Zunächst sollten Arbeitgeber prüfen, ob die Endgeräte ihrer Mitarbeiter bestimmte Hardware- und Software-Anforderungen erfüllen. So können stockende Videos und abgehackte Audios vermieden werden. Jedes Endgerät sollte mindestens Windows 10 besitzen. Ein älteres Betriebssystem erhöht die Wahrscheinlichkeit für Komplikationen bei Microsoft Teams. Zudem kann mit dem Network Connectivity Test von Microsoft die Leistung der Benutzerverbindung geprüft werden. Hier sollte jeder Nutzer eine Punktzahl von mindestens 60 erreichen.
Auf eine niedrige Punktzahl können Nutzer verschieden reagieren. Manchmal ist es nötig, den Internetdienst aufzurüsten. In vielen Fällen reicht es aus, anderweitigen Datenverkehr zu reduzieren. Dann dürfen beispielsweise andere Nutzer desselben WLAN-Netzwerks nicht während des Meetings ein Video streamen. Zudem wird empfohlen, regelmäßig das Endgerät aufzuräumen. Teams funktioniert besser, wenn der Browser-Cache geleert und Add-Ons deaktiviert wurden. So lässt sich auch die allgemeine Leistung von Windows optimieren.
So bringen Sie Struktur in die Arbeit mit Teams
Die folgenden fünf Funktionen von Microsoft Teams sorgen für organisiertes Arbeiten mit mehr Struktur.
- Tags verwenden: Team-Manager können Mitgliedern bestimmte Tags zuweisen, beispielsweise „IT“, „Produktentwicklung“ oder „Vertrieb“. Wer dann einen der Tags als Erwähnung nutzt, beispielsweise „@IT“, sendet eine automatische Benachrichtigung an alle betreffenden Personen.
- Breakout Rooms: Dabei handelt es sich um Gruppenräume, in die der Organisator eines Meetings die Teilnehmenden einteilen kann. So lassen sich auch im Home-Office Brainstormings oder Diskussionsgruppen umsetzen.
- Lesezeichen setzen: Jemand hat eine besonders wichtige Nachricht geschickt? Wählen Sie das Menü „Weitere Optionen“ in den drei Punkten einer Nachricht an. Dort können Sie die Nachricht speichern. So behalten Sie den Überblick über die wichtigsten Punkte in einer Besprechung.
- Sich selbst etwas schicken: Wer einen neuen Chat öffnet und als Adressat sich selbst benennt, der kann tatsächlich mit sich selbst chatten. Das Senden von Notizen, Dateien und Bildern an sich selbst kann als Zwischenablage oder Erinnerung fungieren.
- Pop-Up-Chats nutzen: Jemand sendet eine Chatanfrage, während Sie in einem Meeting sind? Oder Sie müssen etwas googlen, möchten aber den Chat nicht aus den Augen verlieren? Lassen Sie sich den Chat als separates Pop-Up-Fenster anzeigen. Sie können es beliebig verschieben, vergrößern, verkleinern und natürlich auch schließen.
Fazit: Microsoft Teams optimieren
Damit Teams funktioniert, benötigen alle Beteiligten ein aktuelles Betriebssystem und ein aufgeräumtes Endgerät mit ausreichend Arbeitsspeicher. Unternehmen können die Effizienz ihrer Besprechungen steigern, indem sie alle Zusatzfunktionen nutzen. Dazu zählen beispielsweise Breakout Rooms, die Aufzeichnung von Meetings und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten.