Rechtskonforme E-Mail-Archivierung: Das müssen Sie wissen
Die Antwort ist gesendet, das Thema erledigt. Im Privatbereich löschen Sie die Mail nun und leeren den Papierkorb. Viele Unternehmer haben diese Möglichkeit nicht, da eine Pflicht zur Archivierung von E-Mails besteht. Wann sie zutrifft, welche E-Mails davon betroffen sind und wie die rechtskonforme Archivierung gelingt, wird nachfolgend genauer beleuchtet.
Was sind die Grundlagen für die korrekte E-Mail-Archivierung?
Das E-Mail Archiv dient der elektronischen und langfristigen Aufbewahrung von eingehenden E-Mails. Als Gewerbetreibender oder Unternehmer sind Sie verpflichtet, E-Mails aufzubewahren. Ausnahmen gelten lediglich bei einem Kleingewerbe oder bei Freiberuflern. Da es bislang kein generell gültiges Archivierungsgesetz gibt, stellen sich für Gründer oft viele Fragen. Um Ihre E-Mails rechtssicher zu archivieren, sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch von Bedeutung.
Tipp: Wie groß Ihr Unternehmen ist, spielt für die Archivierungspflicht keine Rolle. Soloselbstständige Personen sind ebenso zur sicheren Aufbewahrung verpflichtet wie Großkonzerne.
Diese E-Mails müssen archiviert werden
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht jede E-Mail archivieren müssen. Die gesetzlichen Vorgaben der drei obigen Quellen sehen vor, dass folgende Post im Archiv aufzubewahren ist:
- Geschäftsbriefe
- Handelsbriefe
- Briefe zur steuerlichen Erfassung
Einfache Regel: Archivieren Sie alle E-Mails, die der Vorbereitung, der Durchführung und dem Abschluss Ihrer Geschäftsaktivitäten dienen (z.B. Verkaufsgespräche).
Beachten Sie, dass es einige E-Mail-Typen gibt, die nicht archiviert werden dürfen. Hierzu gehören privat versendete Mails von Ihren Mitarbeitern, aber auch persönliche Informationen von Bewerbern. Solche E-Mails müssen ausgefiltert und gelöscht werden.
Aufbewahrungsfristen korrekt einhalten
Wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen, hängt von der Verwendung ab. Fristbeginn ist das Ende des Jahres, indem Sie Ihre E-Mail abgeschickt oder erhalten haben.
Beispiel: Für eine eingehende E-Mail vom 14. Juni 2024 beginnt die Archivierungsfrist ab dem 31. Dezember 2024.
Für nachfolgende E-Mails gilt eine Verwahrungsfrist von sechs Jahren:
- Geschäfts- und Handelsbriefe
- Auftragsbestätigungen und Angebote
- Lieferscheine
- Widerrufsschreiben
- Rechnungen
Für nachfolgende E-Mails gilt eine Verwahrungsfrist von zehn Jahren:
- E-Mails bezüglich Ihrer Einnahmen und Ausgaben (Kontoauszüge, Handelsbücher)
- Inventarbetreffende E-Mails
- Buchungsbelege aller Art
Gut zu wissen: Wurde per E-Mail nur ein Dokument übermittelt, ist die Archivierungspflicht hinfällig. Das ändert sich, wenn in der E-Mail schriftlich Bezug zum Anhang genommen wurde.
Folgende Richtlinien sind für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails bedeutend
Unternehmen und Unternehmer sind seit 2017 zur E-Mail-Archivierung verpflichtet. Revisionssicher ist das oft nur über speziell darauf ausgelegte Softwares möglich. Nicht nur die Aufbewahrungsfristen sind von Bedeutung, sondern auch die nachfolgenden Bedingungen:
- Alle E-Mails müssen unverändert und im Original-Zustand gespeichert werden. Veränderungen müssen protokolliert sein. Die genutzte Software muss in der Lage sein, die Originalversion wiederherzustellen, um im Beweissicherungsverfahren darauf zurückgreifen zu können.
- Die vollständige und fehlerfreie Speicherung aller E-Mails (Posteingang und -ausgang) gehört zu den Pflichten des Unternehmens.
- Es muss zu jedem Zeitpunkt möglich sein, die Archivdateien auf eine andere Plattform oder Software zu überspielen, ohne dass es zu einem Datenverlust kommt. Die Manipulationssicherheit der Softwarelösung ist eine Voraussetzung.
- Sämtliche Archivdateien müssen nachvollziehbar und ordentlich sortiert werden. Die Elemente sollten bei Rückfragen jederzeit zugänglich sein, um die Transparenzpflicht umzusetzen
DSGVO und E-Mail-Archivierung Hand in Hand
Die Datenschutzgrundsätze gelten innerhalb der Europäischen Union und beinhalten unter anderem das Recht auf Datenübertragbarkeit, Löschung und Auskunft. Mit der richtigen Archivierungssoftware ist es möglich, E-Mails und übermittelte Anhänge direkt im Archiv zu suchen und sie auf Wunsch des Senders zu löschen. Es dürfen dabei aber nur jene Mails gelöscht werden, die nicht der Archivierungspflicht unterliegen.
Einfache und sichere Möglichkeit zur E-Mail-Archivierung nutzen
Die Gesetzeslage schreibt vor, nach welchen Grundkriterien eine E-Mail-Archivierung erfolgen darf. Der gewählte Speicherort ist Ihre Entscheidung. Nutzen Sie Cloud-Lösungen, um Platz auf Ihrem eigenen Server zu sparen oder verwenden Sie lokal anwendbare Software-Tools. Entscheidend ist die rechtskonforme Archivierung, die sich in das am häufigsten genutzte Programm Office 365 implementieren lässt.
Grundsätzlich ist es Ihnen erlaubt, Ihre eingehenden und ausgehenden Mails selbstständig in Unterordnern abzuspeichern und sie zu archivieren. Mit dem richtigen Tool machen Sie sich die Arbeit leichter und setzen auf Autoarchivierung.