Wenn der Kunde nicht bezahlt: Liquiditätsrisiko bei Kleinunternehmen
Wenn ein Kunde seine offenen Rechnungen nicht bezahlt, ist das für jeden Betrieb ärgerlich. Doch vor allem Kleinunternehmen können durch unbezahlte Rechnungen schnell einmal selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Daher ist es wichtig, ein effektives Mahnwesen zu betreiben.
Effektiv mahnen: So gehen Sie gegen problematische Kunden vor
Laut Gesetz ist eine Rechnung immer sofort fällig. Bezahlt werden muss aber erst nach spätestens 30 Tagen ab Erhalt. Für Kleinunternehmen ist ein Monat jedoch eine lange Zeit. Daher besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Zahlungsbedingungen schriftlich zu ändern. Dies kann in den AGB oder direkt auf der Rechnung erfolgen. Dann kann auf umgehende Zahlung nach Erhalt gepocht oder eine 14-tägige Frist eingeräumt werden. Bleibt die Zahlung aus, muss umgehend das Mahnwesen gestartet werden. Nach der Zahlungserinnerung folgen noch zwei weitere Mahnungen. Übrigens dürfen Sie Mahnspesen und Verzugszinsen nur in Rechnung stellen, wenn dies vorab bereits in den AGB vereinbart wurde.
Vorauskasse als Alternative: Wenig kundenfreundlich, dafür risikoarm
Für Kleinunternehmen kann es durchaus auch attraktiv sein, nur auf Vorauskasse zu arbeiten. Denn dann ist das Risiko eines Zahlungsausfalls quasi nicht mehr vorhanden. Da diese Methode aber nicht besonders kundenfreundlich ist, wird sie in der Praxis kaum angewendet. Dennoch können Kleinunternehmen zumindest eine Anzahlung verlangen. Kommt es in weiterer Folge zu einem Zahlungsausfall, ist zumindest eine gewisse Summe schon vorab gedeckt worden. Problematisch an der ganzen Sache: In der Regel wird Vorkasse oder Anzahlung vor allem bei Neukunden verlangt. Gerade ebendiese Neukunden pochen aber oft auf eine kundenfreundliche Zusammenarbeit. Vor allem im B2B-Bereich kann es für Kleinunternehmen daher schnell einmal schwierig sein, die passenden Zahlungsmodalitäten zu vereinbaren.
Die finanzielle Last mit Factoring reduzieren
Wenn hohe Rechnungsbeträge nicht rechtzeitig bezahlt werden, können Kleinunternehmen schnell einmal in finanzielle Schieflage geraten. Das ist häufig dann der Fall, wenn etwa viel Material benötigt wurde und der Unternehmer selbst offene Rechnungen in Zusammenhang mit dem Auftrag zu bezahlen hat. Bevor Sie selbst in finanzielle Schieflage aufgrund zahlungsunwilliger Kunden geraten, ist das Factoring eine spannende Alternative. Denn einige Unternehmen haben sich darauf spezialisiert, offene Forderungen zu erwerben.
Das Geschäftsmodell ist einfach: Unternehmen A verkauft Unternehmen B eine offene Forderung. Unternehmen A erhält dafür zwischen 80 und 90 % des Geldes sofort ausbezahlt. Unternehmen B kümmert sich nun um die offene Forderung und übernimmt das Mahnwesen sowie das Ausfallrisiko.
In der Regel funktioniert das Factoring natürlich nur, wenn Ihr Kunde grundsätzlich eine positive Schufa aufweist und sich nicht bereits in der Insolvenz befindet. Denn natürlich müssen die Factoring-Unternehmen das Risiko so gering wie möglich halten.
Mahnwesen automatisieren: Zeitlichen Aufwand möglichst gering halten
Früher oder später werden Sie einige Ihrer Kunden mahnen müssen. Manchmal wird die Rechnung einfach vergessen, in anderen Fällen warten Kunden aber bewusst auf die Zahlungserinnerung. Denn immerhin besteht die Chance, dass das Unternehmen die offene Forderung vergisst und die Ware oder Dienstleistung im Endeffekt gratis war. Daher ist es wichtig, das Mahnwesen möglichst effizient zu betreiben. Hier gibt es mittlerweile passende Software-Lösungen, um Standard-Schreiben automatisch zu versenden. Ist der offene Betrag bis zum Fälligkeitsdatum nicht eingegangen, wird automatisch das Mahnwesen ausgelöst. So haben Sie als Kleinunternehmen möglichst wenig Aufwand im Backoffice, die Zahlungserinnerungen werden aber noch am selben Tag versendet. So wird dem Kunden direkt von Beginn an vermittelt, dass es für offene Zahlungen keinen Aufschub gibt.