Projekte richtig planen: So sorgen Projektleiter für mehr Effizienz im Team
Für den Projektleiter ist die Planungsphase ein wichtiger Schlüsselfaktor auf dem Weg zum Erfolg. Ein gut strukturierter Plan ermöglicht die Einteilung von Ressourcen, den Überblick über Deadlines und Zeitpläne und senkt dabei die Gefahr von Zwischenfällen und Fehlern. Um einen langfristig sinnvollen Plan zu strukturieren, sind mehrere Etappen nötig. Während der gesamten Projektlaufzeit wird der erstellte Plan überwacht und bei Bedarf schnell angepasst.
Festlegung der Projektziele und Zwischenschritte
Zu Beginn steht die Fokussierung auf das eigentliche Ziel. Schon jetzt können Projektleiter mithilfe der Plantafel Werkstatt, Büro oder Außendienst optimal strukturieren. Das dient einer fundierten Projektplanung und hilft dabei, die menschlichen Ressourcen gewinnbringend einzusetzen. Wichtig ist, dass jeder Projektteilnehmer Zugriff auf die Plantafel hat und sich über Fortschritte, Zuständigkeiten und Änderungen informieren kann.
Um das möglich zu machen, müssen alle Projektteilnehmer identifiziert werden. Sie bilden die Ressourcen und sind gewinnbringend einzuteilen. Nachdem die Mitarbeiterkapazität bekannt ist, gilt es die Aufgaben aufzulisten und Zwischenetappen zu erarbeiten.
Bis wann muss Schritt eins fertig sein? Wann braucht es von Arbeitsteam zwei die ersten Ergebnisse? Zwischenschritte sind nicht nur ein guter Fokus, um die Einhaltung des Zeitplans zu prüfen. Sie dienen auch der Motivation, da das Team schneller Erfolge sieht und erkennt, dass es dem Ziel näher kommt.
Vier Schritte zum vollständigen Projektplan
Die ersten Schritte sind gemacht. Ziele, personelle Ressourcen und Zeitplan sind klar, jetzt geht es daran, den fertigen Plan auf die Plantafel zu bringen. Das gelingt etappenweise am besten, die folgenden vier Schritte führen zum Ziel:
1. Die Organisation
Der Projektleiter steht fest, die personellen Ressourcen sind klar – jetzt heißt es: Aufgaben zuweisen. Für jede einzelne Arbeitsgruppe bzw. jeden einzelnen Projektbearbeiter müssen individuelle Ziele definiert werden. Diese sollten optimalerweise jederzeit messbar sein, damit sowohl die Projektleitung als auch alle Teilnehmenden wissen, ob sie sich auf dem richtigen Weg befinden.
2. Hierarchische Grobstruktur
Sind die Zuständigkeiten geregelt, geht es darum, die Projektstruktur festzulegen. Bei komplexen Projekten sind manche Teams von anderen abhängig, daher ist eine Hierarchie notwendig. Im Projektstrukturplan werden zunächst die Grundlagen erfasst, dann die einzelnen Inhalte nebst Zuständigkeiten. Auf diese Struktur bauen sich weitere Arbeitspakete auf. So kann Team B beispielsweise erst mit der Erstellung einer Grafik anfangen, wenn Team A zuvor die nötigen Daten bereitgestellt hat.
Für alle Mitarbeitenden muss erkennbar sein, wer direkt vom eigenen Arbeitsschritt abhängig ist. Um keinen unnötigen Druck zu erzeugen, dient der Zeitplan. Dadurch kann sich Team B darauf einstellen, ab welchem Zeitpunkt Team A die Ressourcen bereitstellt und die Arbeitstätigkeit beginnt.
3. Das Feintuning
Ist der grobe Plan erstellt, benötigt er Feintuning, um mit der Arbeit loslegen zu können. Jetzt erfolgt die exakte Ressourcenplanung, da die Aufwandsschätzung nun relativ zuverlässig vorliegt. Entschieden wird in dieser Phase auch, welche zeitlichen und finanziellen Ressourcen einzelnen Projektschritten zugeordnet werden können. Computer, Maschinen, Hilfsmittel müssen verplant und zur richtigen Zeit in der passenden Abteilung eingesetzt werden. Ressourcen sind bei den meisten Projekten begrenzt und nur durch eine klare Struktur ist es möglich, sie so effizient wie möglich zu verteilen.
4. Das Controlling
Nachdem der fertige Plan auf der Plantafel für alle Beteiligten vollendet ist, rückt die Steuerung in den Mittelpunkt. Einzelne Leistungen sind zu überwachen, darüber hinaus dürfen die eigentlichen Unternehmensaktivitäten nicht missachtet werden. Durch seine effizient erstellte Struktur hat der Projektmanager nun die Möglichkeit, Fortschritt und Qualität permanent zu prüfen und jederzeit einzugreifen.
Gut geplant ist halb umgesetzt
Blauäugig ins Projekt zu starten ist zwar schneller, führt am Ende aber zu Problemen und einer Verfehlung des Ziels. Je umfangreicher das geplante Projekt ist, desto wichtiger ist ein effektiver und für alle verständlicher Plan. Das kostet anfangs Zeit, die später während der gesamten Laufzeit wieder eingeholt wird.