7 Tipps für den Aufbau einer Fahrzeugflotte
Ein eigener Fuhrpark lässt das Unternehmen mobil werden. Zugleich dient er der Außendarstellung, sodass ein einheitliches Design mit dem Firmenlogo aufgrund von Werbezwecken empfehlenswert ist. Darüber hinaus sollten Unternehmer beim Aufbau einer komplett neuen Fahrzeugflotte die folgenden Punkte beachten.
Tipp 1: Für ein gutes Fuhrparkmanagement sorgen
Der Fuhrparkmanager kümmert sich um die Verwaltung und Instandhaltung der Fahrzeugflotte. Außerdem ist er der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter, Autohäuser und andere Dienstleister, die im direkten Bezug zu den Firmenwagen stehen. Auch die Überwachung der Betriebskosten des Fuhrparks fallen in seinen Aufgabenbereich. Er kann sogar mit der Neubeschaffung der Fahrzeuge betraut werden. Bevor die Fahrzeugflotte aufgebaut wird, sollte also ein Fuhrparkmanager eingestellt werden. Gegebenenfalls kann auch ein alteingesessener Mitarbeiter eine entsprechende Fortbildung machen und diese Aufgabe übernehmen.
Tipp 2: Die passenden Fahrzeuge beschaffen
Firmenwagen können entweder bei nur einem Händler oder bei mehreren Anbietern gekauft beziehungsweise geleast werden. Beides hat seine Vorteile: Ein fester Lieferant bietet Zuverlässigkeit und spart Zeit bei der Fahrzeugbeschaffung, während bei wechselnden Verkäufern jedes Mal aufs Neue das beste Angebot eingeholt werden kann. Noch wichtiger ist es aber, dass die richtigen Fahrzeuge für den Betrieb gekauft werden. Nicht jeder Fahrzeugtyp wird in jedem Unternehmen benötigt. Kleinwagen sind zum Beispiel nur dann sinnvoll, wenn hauptsächlich ein bis zwei Personen von A nach B gelangen müssen, um Kundentermine wahrzunehmen. Handwerksbetriebe brauchen hingegen mindestens einen Transporter, in den die notwendige Ausrüstung passt.
Tipp 3: Auf Nachhaltigkeit setzen
Unternehmen können durchaus davon profitieren, sich für Hybride und Elektroautos zu entscheiden. Vollständig elektrisch betriebene Fahrzeuge sind bis 2030 für maximal zehn Jahre von der Kfz-Steuer befreit. Diese macht zwar nur einen kleinen Anteil der Unterhaltskosten aus, kann sich bei mehreren Fahrzeugen aber schnell aufsummieren. Darüber hinaus besteht gegebenenfalls die Berechtigung zu einer Förderung durch die KfW. Die Entscheidung für alternative Antriebsarten kann außerdem eine Imageverbesserung bedeuten und dem Unternehmen so marketingtechnisch zugutekommen. Im Zuge dessen muss auch eine Ladeinfrastruktur geschaffen werden, die bei der Budgetierung nicht vernachlässigt werden sollte.
Tipp 4: Tankkarten nutzen und sparen
Die Kraftstoffkosten sind ein wesentlicher Teil der Betriebskosten eines Fuhrparks. Diese lassen sich durch den Einsatz einer Tankkarte gegebenenfalls senken. Zahlreiche Angebote versprechen günstige Preise und erleichtern außerdem die Bezahlung sowie die Überwachung der Kraftstoff- beziehungsweise Stromkosten. Unternehmer können nämlich nicht nur klassische Tankkarten für das Betanken mit Kraftstoff, sondern auch Strom-Ladekarten wählen, mit denen das Aufladen der Firmenfahrzeuge an verschiedenen Ladestationen
möglich ist.
Tipp 5: Die Fahrzeugflotte versichern lassen
Eine der wenigen Pflichtversicherungen in Deutschland ist die Kfz-Haftpflichtversicherung, die jeder Fahrzeughalter abschließen muss. Davon sind auch Firmenwagen nicht ausgenommen. Unternehmen steht es frei, ihre Fahrzeugflotte zusätzlich abzusichern. Wenn der Verlust aller Fahrzeuge den Ruin der Firma bedeuten würde, sollte unbedingt eine sogenannte Flottenversicherung abgeschlossen werden. Diese lässt sich individuell an den Bedarf des Unternehmens anpassen. Sie hat den großen Vorteil, dass damit die gesamte Anzahl der Firmenwagen versichert werden kann und nicht einzelne Angebote für jedes Fahrzeug eingeholt werden müssen. Unternehmen können sich damit beispielsweise gegen Schadensfälle wie Diebstahl, Pannen oder Unfälle schützen.
Tipp 6: Von Anfang an eine Car Policy verfassen
Hinter der Car Policy verbergen sich die Richtlinien zur Nutzung von Dienstwagen. Diese sollten klar formuliert und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Darin lässt sich festlegen, ob und in welchem Umfang die Mitarbeiter die Fahrzeuge einsetzen dürfen oder wie sie damit umgehen sollen. Bei der Ausgestaltung der Regeln können Unternehmen auch Privatnutzungsrechte einräumen, sodass sich der Fuhrpark gewinnbringend für die Mitarbeiterbindung nutzen lässt. Solche sogenannten Benefits werden in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger.
Tipp 7: Eine Fuhrparksoftware vereinfacht die Verwaltung
Mit einer geeigneten Software fällt es dem Fuhrparkmanager leichter, den Überblick zu behalten. Unter anderem lassen sich damit Wartungsintervalle planen und der Kraftstoffverbrauch überwachen. Auch eine schnelle Abfrage der Fahrzeugstandorte ist möglich.
