Online Kalender für Firmen – was sollte man beachten und wissen?
In der Zeit der Digitalisierung versuchen viele Unternehmen, ihre Abläufe in das Internet zu verlegen und so moderner zu werden. Dazu zählt auch der Online Kalender, der die Terminplanung des Unternehmens bündelt und dabei hilft, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Was macht eine Kalender Software?
Die Kalender Software sammelt alle eingetragenen Termine auf Servern. Diese sind ausfallsicher und haben den Vorteil, dass sich Termine ganz einfach auf dem Computer, Smartphone und anderen Geräten in sekundenschnelle synchronisieren lassen. Dabei müssen die Termine oft nicht einmal selbst eingetragen werden, sondern können zum Beispiel bei einer Anfrage für ein Meeting automatisch in die Kalender Software eingepflegt werden. Wenn ein Termin ansteht, kann man sich entweder per E-Mail oder per Push Nachricht auf dem Handy benachrichtigen lassen. Gerne wird mit dem Online Kalender auch das Verteilen von Aufgaben verbunden. Dabei können Aufgaben verteilt werden an Mitarbeiter, die keine oder wenige Termine haben. Dies kann der Teamleiter ganz leicht sehen, wenn er sich die Kalenderübersicht anschaut.
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Warum eignen sich Online Kalender für Firmen?
Ein großer Vorteil der Online Kalender ist die Möglichkeit, ihn ständig abzurufen. Während Kalender aus Papier verloren gehen können oder vergessen werden, ist dies beim Online Kalender nicht möglich, da er auf mehreren Geräten zu jeder Zeit abrufbar ist. Außerdem ermöglichen Online Kalender eine einfachere Abstimmung von Terminen, was den Büroalltag erheblich vereinfacht. Viele Online Kalender sind zudem in der Lage, sich mit anderen Apps zu verknüpfen, zum Beispiel, wenn es um die Aufgabenverteilung geht. Kalender aus Papier haben meist für jeden Tag nur einen bestimmten Platz vorgesehen, was bei vielen Terminen durchaus negativ ist. Dagegen ist es beim digitalen Kalender sogar möglich, Links, Videos, Notizen und noch vieles mehr zu integrieren und somit den Online Kalender auch zu einer Art Notizbuch zu machen. Zudem können Teams einen gemeinsamen Kalender führen und diesen, wenn nötig auch mit anderen Abteilungen teilen, damit gemeinsam an einem Projekt gearbeitet werden kann.
Welche Nachteile haben Online Kalender für Firmen?
Die größte Schwachstelle von Online Kalendern ist ohne Zweifel, dass sie oftmals nur erreichbar sind, wenn eine Internetverbindung besteht. Dieser Nachteil ist allerdings nicht bei allen Anbietern ein Problem, denn teilweise ist es auch möglich, die Kalender lokal zu speichern. Außerdem muss man sehr gewissenhaft jeden einzelnen Termin und Aufgabe in den Kalender eintragen, da die Teamleiter sonst denken, man hätte Kapazität für ein weiteres Projekt, obwohl dem gar nicht so ist.
Wie viel kostet ein Online Kalender und welche Anbieter gibt es?
Online Kalender für Firmen können manchmal kostenlos sein. Dazu zählt zum Beispiel die Version für kleine Teams von Bitrix24 Kalender. Ebenso ist Outlook Kalender oftmals in den Office-Produkten enthalten und damit quasi gratis. Andere Produkte wie Kin Kalender oder teamup gehören zu den günstigeren Produkten und fangen überwiegend bei vier Euro pro Nutzer an. Allerdings sind diese kostenlosen und günstigen Produkte oftmals mit wenigen oder nicht genug Funktionen ausgestattet, weshalb es auch noch andere Online Kalender für Firmen gibt, die jedoch bis zu 12 Euro pro Nutzer kosten können.
Wie finde ich den passenden Online Kalender für mein Unternehmen?
Zuallererst sollte darauf geachtet werden, dass der Online Kalender alle notwendigen Funktionen für das gesamte Unternehmen hat. Das bedeutet, dass alle Abteilungen eines Unternehmens im Idealfall den digitalen Kalender benutzen können sollten. Dies erleichtert die unternehmensinternen Strukturen deutlich und führt zu einer besseren Kommunikation in der Firma. Außerdem sollte das Design ansprechend sein, da man sich in der Regel sehr viel mit dem Kalender beschäftigt. Damit Online Kalender für Firmen geeignet sind, müssen sie auf jeden Fall mehrere Funktionen wie das Verteilen von Aufgaben und die Messung der Fortschritte beinhalten. Auch wenn heutzutage schon die meisten Online Kalender die Synchronisation auf verschiedene Endgeräte ermöglichen, muss auch diese Funktion bei der Auswahl beachtet werden.
