Virtuelle Assistenz für Unternehmen
Heutzutage kurzfristig fachkundiges Fachpersonal über eine kurze Zeitspanne zu finden, ist mittlerweile ganz leicht. Das Zauberwort heißt “virtuelle Assistenz”. Was genau sich hinter diesem Begriff verbirgt, welche Aufgabenfelder eine solche externe Arbeitskraft in Ihrem Unternehmen abdeckt und welchen Nutzen eine virtuelle Assistenz für Ihre Firma hat, erfahren Sie hier.
Was bedeutet virtuelle Assistenz?
Unter einem virtuellen Assistenten bzw. einer virtuellen Assistentin verbirgt sich eine Person, die freiberuflich und kurzfristig Ihre Bürotätigkeiten übernimmt. Dabei betrauen Sie als Auftraggeber den Assistenten / die Assistentin mit den Aufgaben, für die Sie selbst kaum Zeit haben. Dabei handelt es sich zumeist um allgemeine Büroorganisation, den Schrift- und Emailverkehr zwischen Ihrem Unternehmen und Kunden sowie Geschäftspartnern oder die Pflege Ihres Social Media Bereichs. Sowohl die Aufgabenfelder, auf denen ein/e externe/r Angestellte/r tätig für Sie tätig werden soll als auch den Arbeitszeitraum bestimmen Sie dabei selbst. Dies kann sowohl nach der tatsächlich erbrachten Leistung oder nach Arbeitsstunden erfolgen. Das Abrechnungsmodelle vereinbaren Sie mit der virtuellen Assistenz vor deren Beauftragung individuell. Dabei können Sie bei jeder neuen Beauftragung wieder das für Sie passende Bezahlungsmodell wählen. Darüber hinaus sind Sie keinesfalls dazu verpflichtet, sich bei Bedarf immer an den selben externen Mitarbeiter zu wenden.
Wann lohnt sich ein virtueller Assistent / eine virtuelle Assistentin?
Die Beauftragung einer virtuellen Assistenz lohnt sich immer dann, wenn Ihnen selbst oder Ihren fest Angestellten entweder die Zeit für bestimmte Arbeiten oder das nötige Know-how fehlt. Dabei profitieren junge Start-ups von der kosteneinsparenden externen Arbeitskraft, denn die Vergütung der Tätigkeiten erfolgt nach vorheriger Absprache entweder nach Stunden oder nach Arbeitsaufwand. Auf diese Weise haben Jungunternehmer die Ausgaben genau im Blick und können hervorragend kalkulieren. Darüber hinaus übergeben sie gewisse Tätigkeitsbereiche an erfahrene Fachkräfte, profitieren von ihrer Fachkenntnis und können sich selbst vermehrt auf die Kernaufgaben des Unternehmens konzentrieren um in der Branche zu wachsen.
Auch ein bereits etabliertes Unternehmen kann sich die kurzfristige Unterstützung von außerhalb zu Nutze machen. Die virtuelle Assistenz ist vor allem dann lohnenswert, wenn es gilt, die bereits fest Angestellten kurzfristig zu entlasten, etwa bei Ausfällen von Mitarbeitern zum Beispiel durch Krankheit oder wenn ein Großprojekt ohne externe Unterstützung Überstunden der Belegschaft bedeuten würde.
Welche Vorteile bringt virtuelle Assistenz für Unternehmen?
Die virtuelle Assistenz ist sofort verfügbar und sowohl bei der Arbeitszeit als auch bei der Dauer der Beschäftigung flexibel. Es wird grundsätzlich kein zusätzliches Büro benötigt, da die meisten virtuellen Assistenten und Assistentinnen freiberuflich von zu Hause aus arbeiten. Dies ist vor allem für neu gegründete Unternehmen von Vorteil, weil sie sich auf diese Weise sowohl ein finanzielles Polster als auch weitere Einsparungen bei einer Büroeinrichtung verbuchen können. Je nach Absprache kann der Assistent / die Assistentin natürlich auch im Unternehmen selbst tätig sein.
Darüber hinaus muss kein festes Monatseinkommen bezahlt werden, die Vergütung erfolgt entweder nach Stunden oder nach tatsächlich erbrachter Leistung, zum Beispiel bei der Erstellung von Texten für einen Blog.
Virtuelle Assistenten / Assistentinnen haben häufig bereits fundierte Branchenerfahrung, auf die sie sich bei ihrer freiberuflichen Tätigkeit fokussieren. Sie als Unternehmen profitieren von diesem Know-how, denn die Arbeit einer externen Arbeitskraft bringt neben der Entlastung auch neue Betrachtungsweisen für Ihre Branche. Die virtuelle Assistenzkraft hat üblicherweise bereits für mehrere Firmen gearbeitet und blickt von außen auf Ihre Arbeitsbereiche. Somit fließen in die Arbeit des virtuellen Assistenten / der virtuellen Assistentin nicht nur Erfahrung, sondern auch neue Impulse und Perspektiven mit ein, die Ihr Unternehmen nachhaltig bereichern können.
Worauf muss man bei einem virtuellen Assistenten achten?
Referenzen und Berufserfahrung sprechen ebenso für sich wie Arbeitsproben und Empfehlungen. Die eigene Webseite der virtuellen Assistenz verschafft Ihnen bereits einen ersten Eindruck über die Person sowie ihre Ausdrucks- und Arbeitsweise. Empfinden Sie die dort veröffentlichten Texte und den Aufbau der Seite ansprechend, kommen Sie gut mit der Navigation zurecht? Diese Faktoren geben Ihnen einen ersten Aufschluss darüber, ob dieser externe Mitarbeiter / diese externe Mitarbeiterin für Sie geeignet wäre, wie es sonst üblicherweise eine Bewerbungsmappe macht.
Vor allem junge Menschen, die gerade erfolgreich eine Ausbildung im Büro- oder Marketingbereich abgeschlossen haben, aber auch Studenten bieten ihre Hilfe als virtueller Assistent / virtuelle Assistentin an. Auf diese Weise profitiert das Unternehmen von frischem Know-how, der Affinität im Umgang mit bestimmten Bereichen wie Social Media und überzeugt durch motiviertes und zügiges Arbeiten. Bei der Wahl der virtuellen Assistenz finden Sie weit gefächerte Angebote und Kompetenzen, auf die sich spezialisiert wurde. Finden Sie aus der Vielzahl an Möglichkeiten genau die externe Fachkraft, die für Ihren Bereich und Aufgabengebiet in Frage kommt.
Wo sind virtuelle Assistenten zu finden?
Hier hilft vor allem das Internet weiter. Allein die Google Suche nach virtueller Assistenz listet zahlreiche Anbieter auf. Des Weiteren sind virtuelle Assistenten und Assistentinnen auf gängigen Jobportalen sowie xing oder linkedin zu finden oder haben Anzeigen auf gängigen Portalen wie ebay und kalaydo geschaltet. Ebenso gibt es spezielle Anbieter, die einen Marktplatz für virtuelle Assistenz zur Verfügung stellen. Dort können sich sowohl externe Fachkräfte registrieren als auch Unternehmen ihre Jobanzeige online stellen. Zu den bekanntesten Seiten gehören hier unter anderem www.fernarbeit.net und www.my-vpa.com.
Weiterhin haben viele virtuelle Assistenten / Assistentinnen eigene Homepages, auf denen Sie sich als potentieller Arbeitgeber auf Zeit einen Eindruck der Arbeit und des Aufgabenspektrums machen können. Außerdem sind dort häufig bereits auch die Preise aufgelistet, mit denen Sie rechnen können.
Ansonsten helfen vor allem Erfahrungen anderer Unternehmen weiter, um eine geeignete externe Arbeitskraft zu finden. Da diese meist nicht von selbst damit prahlen, externe Angestellte kurzfristig beschäftigt zu haben, können Sie sich die Referenzen auf den Webseiten der virtuellen Assistenten / Assistentinnen zu Nutze machen. Dort erhalten Sie eine Übersicht über Kunden, die bereits die Arbeit des externen Mitarbeiters / der externen Mitarbeiterin in Anspruch genommen haben.
