Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mails und Dokumente verwalten, seit einiger Zeit grundlegend. Während früher zeitaufwendig und personalintensiv unstrukturierte Dokumente – ob per Post, E-Mail oder Scan übermittelt – von Mitarbeitenden gesichtet, klassifiziert und weitergeleitet werden mussten, übernimmt KI zunehmend viele dieser Aufgaben selbstständig. „In Deutschland werden laut der Deutschen Post täglich noch etwa 38 Millionen Briefe verschickt, zum Beispiel an Banken und Versicherungen. Hinzu kommen unzählige E-Mails. Zwar lassen sich schon länger Daten aus solchen Dokumenten extrahieren und diese anhand programmierter Regeln verarbeiten, doch dies funktioniert nur, wenn die Dokumente von hoher Qualität sind und die Inhalte zuverlässig ausgelesen werden können. Intelligente Dokumentenverarbeitung, auch Intelligent Document Processing oder kurz IDP genannt, hebt die Prozessoptimierung mithilfe von KI jedoch auf ein neues Level“, sagt Benedikt Weber, Geschäftsführer der applord GmbH.
Von der Regel zur Intelligenz
Anliegen, Fristen, benötigte Zusatzdokumente, unausgefüllte Formulare: Egal ob in der öffentlichen Verwaltung, bei Banken und Versicherungen, Händlern, Hotels oder Industriebetrieben: Für Unternehmen spielt die systematische Bearbeitung und das Archivieren von Dokumenten eine entscheidende Rolle. So gilt es alle eingehenden Dokumente zu sichten und zu verwalten. „Das ist ein wichtiger, aber auch intensiver Prozess, der personell abgedeckt werden muss. Schon lange lassen sich Dokumente zwar über Optical Character Recognition, kurz OCR, auslesen und analysieren, doch dafür mussten immer Regeln programmiert werden. Dabei handelt es sich um einen starren, aufwendigen und teuren Prozess. Hinzu kommt der Fachkräftemangel. Regelwerkunterstützte Dokumentenverarbeitung konnten sich deshalb meist nur große Unternehmen leisten“, so Weber. „Heute generiert die KI diese Regeln automatisch, indem sie vom menschlichen Verhalten lernt. So wird die intelligente Dokumentenverarbeitung auch für kleine und mittlere Unternehmen zugängig, weil die Technologie die aufwendige Programmierung ersetzt.“
Automatische Adressänderung oder Fristerkennung
Anhand von Trainingsdokumenten lernt die KI, Dokumente zu bewerten, zu klassifizieren und auszulesen. Die Fachdatenextraktion, also das Extrahieren von Daten abhängig vom Dokumententyp, stellt die Basis für die Prozessautomatisierung dar. So entsteht Schritt für Schritt ein automatisiertes Regelwerk, ohne dass ein Entwickler oder Programmierer eingreifen muss. „Es ist auch möglich, die KI von Anfang an lernen zu lassen, im laufenden Betrieb – beispielsweise, wenn ein Unternehmen keine Trainingsdokumente hat. Das heißt, die KI zeichnet im Hintergrund auf, welche Dokumente zu welcher Erkenntnis führen oder welche Daten wo und wie archiviert werden. Unternehmen können also anfangen, die KI zu trainieren, solange sie noch ausreichend Fachkräfte haben, und umgehen Personalengpässe – oder setzen die Mitarbeiter für höherwertige Tätigkeiten ein. Das führt auch zu einer höheren Verarbeitungsgeschwindigkeit und Kostenreduktion“, erklärt Weber. In der Praxis erkennt KI heute schon Adressänderungen oder Identifikationsdaten, extrahiert automatisch relevante Informationen und stößt Folgeprozesse an – etwa die Anpassung von Kundendaten. Ebenso lässt sich eine Fristerkennung trainieren, um diese automatisch in den Kalender zu übernehmen oder Folgemaßnahmen wie Überweisungen zur gesetzten Frist anzustoßen. Auch für komplexe Aufgaben wie die Erkennung von Personalausweisen oder Handelsregisterauszügen in umfangreichen Dokumentenstapeln kommt sie bereits zum Einsatz.
90 Prozent Genauigkeit bei spezialisierten Modellen
Standard-KI-Modelle von verschiedenen Anbietern sind sofort einsatzbereit. Ohne die KI anlernen zu müssen, erkennen die Modelle in der Regel 60 bis 70 Prozent der Inhalte. Allerdings werden die Daten oft auf amerikanischen Servern verarbeitet. „Wer den Sicherheitsaspekt fokussieren und auf in Deutschland gehostete Modelle setzen möchte, entscheidet sich am besten für spezialisierte Anwendungen, die individuell für Unternehmen entwickelt und trainiert werden. Diese Modelle erreichen Erkennungsgenauigkeiten von über 90 Prozent und sensible Daten bleiben im Firmennetzwerk“, berichtet Weber und ergänzt: „Bei klar definierten Anforderungen können wir beispielsweise KI-Modelle innerhalb weniger Tage betriebsbereit machen. So lassen sich Mitarbeiter aktiv beim Dokumentenmanagement entlasten.“
Pressemeldung von applord
