Schneller, effizienter und sicherer ans Ziel
Fahrzeugüberführungen einfacher und sicherer abwickeln können: Ein führender Dienstleister im Automotive-Bereich hat für diesen Zweck einen Online-Marktplatz entwickeln lassen. Darüber werden die Überführungsaufträge in Auktionen vergeben und die Prozesse digital automatisiert. Prüfungen der Dienstleister und die Bezahlung über ein integriertes Factoring-Unternehmen gewährleisten Sicherheit für Auftraggeber und Dienstleister gleichermaßen.
Das Unternehmen PS Team bietet als führender Service Provider seit über 35 Jahren digitale und individuelle Lösungen für verschiedene Prozesse der Mobilitätsbranche wie Fahrzeugüberführungen an und ist ein etablierter Partner der größten Fahrzeugflotten. Über Skaleneffekte der zentralen Prozesssteuerung durch PS Team können die Kunden Zeit und Kosten sparen.
Für die Abwicklung von Fahrzeugüberführungen hat PS Team das Softwarehaus wunschlösung aus Jena/Leipzig mit der Entwicklung eines Online-Marktplatzes beauftragt: Die Plattform driviva digitalisiert die Abläufe und führt alle Beteiligten zusammen. Speditionen, Einzelfahrer und Auftraggeber werden digital vernetzt, um Fahrzeugüberführungen einfacher und wirtschaftlicher zu machen. Die Plattform ermöglicht dabei die digitale und effiziente Vergabe von Fahrzeugüberführungen zum Beispiel vom Werk zu Mietwagenstationen, zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten oder nach Fahrzeug(ver-)käufen. Sie bildet 360° Grad des Prozesses von der Auftragserstellung, über die Vergabe als Niedriggebot oder Preisvorschlag und Durchführung bis hin zur gesicherten Abrechnung und Dokumentation ab. Speditionen können effizienter bieten, ihre Tourenplanung optimieren und Aufträge abwickeln, Einzelfahrer erhalten Zugang zu Aufträgen vieler und auch großer Auftraggeber und Auftraggeber profitieren von mehr Transportkapazitäten sowie einer effizienten und zuverlässigen Abwicklung.
Ausgangssituation: Auftragsverteilung nach starren Kontingenten
Vor der Implementierung des neuen Marktplatzes konnten Aufträge für Fahrzeugtransporte lediglich nach festen Schlüsseln an Speditionen verteilt werden, was zudem mit vielen Medienbrüchen verbunden war. Die Auswahl erfolgte auf Basis des Preises, Kommunikation via Telefon und Email machten den Prozess aufwändig und umständlich. Eine manuelle Vergabe mit der Auswahl des Spediteurs, der Anfrage nach Kapazität sowie der eigentlichen Beauftragung über E-Mail oder Fax konnte bis zu 15 Minuten in Anspruch nehmen. Zudem gestaltete sich das Onboarding neuer Partner aufwändig, wodurch die wachsende Menge an Überführungen nicht ausreichend bedient werden konnte: Die steigende Nachfrage ist Veränderungen in den Prozessen und Markttendenzen geschuldet. So gibt es weniger Fahrzeuge im Markt, die bei Reservierungen an den richtigen Vermietungsstandort gebracht werden müssen, es werden insgesamt weniger Fahrzeuge vorgehalten und der Kunde erwartet, dass das Fahrzeug zu ihm kommt und nicht umgekehrt.
Ein digitaler Marktplatz sollte die Vergabe und Abwicklung von Überführungen effizienter gestalten und neue Fahrer und damit Überführungskapazitäten erschließen. Zum Angebot gehören dabei Fahrten, sogenannte Eigenachsverbringung sowie Transporte (Fremdachsverbringung). Außerdem sollten die Prozesse der Vermittlung insgesamt verbessert werden: Missbrauch kann mit validierten Fahrer-Accounts vorgebeugt, eine optimierte Fahrtenplanung durch eine umfangreiche Suchfunktion gewährleistet sowie garantierte und planbare Zahlungen durch Anbindung eines Factoring-Dienstleisters ermöglicht werden. Die Etablierung einer solchen Smart Contract Transportplattform zielte nicht zuletzt auf die hohe Flexibilität von Preisen ab – zum Beispiel je Strecke, nach Kapazität und Verfügbarkeit.
Unternehmen stellen also ihre Überführungsaufträge auf die Plattform driviva. Speditionen und Fahrer bieten darauf. Die besten Angebote werden ausgewählt und bestätigt, die Auftragsvergabe benötigt maximal fünf Minuten. Die Fahrzeuge werden sicher transportiert, die Auftragnehmer garantiert über den Factoring-Dienstleister bezahlt und Dokumentation sowie Verwaltung von der Plattform automatisiert vorgehalten.
Die Herausforderungen bei der Plattform-Entwicklung
Für die Fahrzeugüberführungs-Plattform wünschte sich PS Team ein B2C-artiges Nutzererlebnis im Frontend und auf mobilen Endgeräten. Externe Schnittstellen zum Transport-Management Tool PS Speedlog und zum Factoring-Dienstleister aifinyo wurden tief in den Kernprozess integriert und ein umfangreicher Registrierungs- und Onboarding-Prozess implementiert. Wichtig war darüber hinaus, die transparente und direkte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu ermöglichen. Die Plattform driviva ging im dritten Quartal 2019 online – ihre Entwicklung nahm zwölf Monate in Anspruch. Sie wird fortlaufend weiterentwickelt und so um neue Funktionen und Mehrwerte ergänzt.
Zu Beginn beriet wunschlösung hinsichtlich Anforderungs- und Prozessdefinition sowie einer zukunftsfähigen Architektur: Wichtig bei Digitalisierungsprojekten und der Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle ist, dass zunächst die Zielprozesse optimiert werden, bevor die Entwicklung der Software beginnt. Einfließen müssen die Anforderungen der aktuellen sowie zukünftigen Zielgruppen und Nutzer – sowohl auf Seiten der Speditionen, Einzelfahrer und Auftraggeber als auch unternehmensinterner Anspruchsgruppen. Zum wunschlösung-Team, dass das Projekt auf- und umsetzte, gehörten ein Scrum-Master, ein Product-Owner-Assistant, der den Projektleiter auf Kundenseite unterstützte, ein Konzepter für eine optimale User Experience und eine entsprechende Benutzeroberfläche, ein Team von Frontend‐ und Backend‐Entwicklern sowie ein System-Admin-Team. „Was ich an der Zusammenarbeit mit dem wunschlösung-Team schätze, ist das freundschaftliche Miteinander und die Suche nach professionellen Lösungen auf Augenhöhe“, sagt Björn Glaßmacher, International Manager Fleet, Head of Productmanagement Logistics, Product Owner Driviva, PS Team GmbH. „Das kritische Hinterfragen durch das Team hilft dabei, die beste Lösung zu finden – und das nicht nur in technischer Hinsicht. Ich habe zuweilen das Gefühl, dass das wunschlösung-Projekt-Team das Business besser versteht als so manch einer in der Branche. Für uns ist es wichtig einen Partner zu haben, der unsere Pain-Points mitfühlt und bei dem man nicht einfach eine Projektnummer ist.“
Einfachere Überführungen dank Online-Plattform
Fahrzeugüberführungen gestalten sich mit driviva nun einfacher und wirtschaftlicher: Mithilfe von Location Based Services wie einer Suche, die ein punktgenaues Auffinden von Abholungs- und Zielorten ermöglicht, können Touren auftraggeberübergreifend geplant werden. So können beispielweise Rück- oder Rundtouren erstellt und so Leerfahrten vermieden werden, was Kosten spart und die Umwelt schont. Im Auktionssystem können Anbieter Fahrten über ein Niedrig-Gebots-Verfahren oder die Prüfung konkreter Preisvorschläge vergeben. Sicherheit entsteht durch ein Prüf- und Freigabeverfahren der bietenden Fahrer bzw. Speditionen. Es umfasst eine Risiko- und Bonitätsprüfung, das IDnow-Verfahren sowie eine Prüfung der Profile durch das driviva-Support-Team im Backoffice. Anbieter haben darüber hinaus die Möglichkeit die gewünschte Zielgruppe von Fahrern durch Mindestqualifikationen, wie z.B. Mindestalter, Erfahrung oder Führungszeugnis, einzuschränken. Das Factoring garantiert am Ende die zeitnahe Bezahlung unabhängig vom Anbieter.
Fazit
Ein Dienstleister für Prozessoptimierungen in der Mobilitätsbranche wickelt Fahrzeugüberführungen nun über einen individuell entwickelten Online-Marktplatz ab. Auftraggeber, das heißt Unternehmen, die Fahrzeuge überführen möchten, können die Überführungen leicht beauftragen und zuverlässig abwickeln lassen. Speditionen und Einzelfahrer profitieren vom einfachen Vergabeverfahren, von Unterstützung bei der Routenoptimierung sowie integrierten Services wie einem automatischen Versicherungsabschluss. Insgesamt wurde der Prozess für die Vergabe der Aufträge effizienter und einfacher, auch eine automatisierte Dokumentation wird vom System abgebildet.
Unternehmenskasten
wunschlösung ist ein unabhängiger Anbieter für individuelle Softwarelösungen mit Standorten in Jena und Leipzig. Das Team vereint aktuelles Wissen und jahrelange Praxiserfahrung und entwickelt maßgeschneiderte Web-Anwendungen, mobile Apps und APIs sowie Baukästen für Online-Marktplätze, -portale und ‐plattformen. wunschlösung bietet Innovations-, Prozess- und Digital-Beratung und begleitet Unternehmen in der Umsetzung vom Business Modeling über die Konzeption bis hin zu Entwicklung und dem Betrieb. Code-Generatoren erlauben dabei die schnelle Bereitstellung zahlreicher Anwendungsfälle und erschaffen ein individuelles wie hochbelastbares Grundgerüst. Die Lösungen sind hochskalierbar und darauf ausgelegt, sich leicht an veränderte Anforderungen anpassen zu können.
Autor: Nadja Müller, freie Journalistin
